Rapportage in Lucanet: mét of zonder brugstaat(?)

Elke controller kent de uitdaging: rapporteren over meerdere bedrijven met verschillende rekeningschema’s kan een behoorlijke uitdaging zijn. Om over de mapping van rekeningen richting de jaarrekening nog maar te zwijgen. Van oudsher komt hier de brugstaat om de hoek kijken. Een gedrocht van een Excel die je zou moeten helpen, maar je vaak meer tijd kost van je lief is. En wat als je collega’s bij die andere bedrijven Lucanet ook willen gebruiken voor hun lokale rapportage? Kan dat eigenlijk wel op een fatsoenlijke manier?

In deze blog behandelen we de diverse mogelijkheden die je hebt bij het importeren in, en rapporteren vanuit Lucanet.

Importeren

Bij het importeren vanuit een bronsysteem, audit-file of andersoortig bestand heb je de lokale rekening tot je beschikking. In sommige gevallen zijn dit bedrijven waar je zelf direct voor verantwoordelijk bent. Logischerwijs herken je daar het rekeningschema en kun je deze makkelijk koppelen aan je rapportagestructuur.. Voor bedrijven waar je niet zelf de boekingen voor maakt is dat niet zo vanzelfsprekend, zeker als het rekeningschema in een andere taal is opgezet.

Bij het importeren van de cijfers in Lucanet moet je dan een keuze gaan maken: ga ik de lokale rekening een plek geven in de W&V of balans of ga ik deze mappen met een bestaande rekening? De vraag kan eigenlijk alleen beantwoord worden door te kijken naar de wensen ten aanzien van rapportage en wie er allemaal gebruik maken van Lucanet. Dan zijn er grofweg een viertal mogelijkheden waarnaar gekeken kan worden:

1. Rapporteren met behoud van lokale rekening

Als de lokale controller ook gebruik maakt van Lucanet, dan heeft deze vaak ook behoefte aan ‘herkenning van eigen cijfers’. Het zien van de lokale grootboekrekening helpt daar zeker bij. In dit geval kan de rekening tijdens de import toegevoegd te worden, zodat dit detailniveau ook beschikbaar blijft. In de toekenningstabel is dat naderhand te zien, omdat de kolommen ‘Omschrijving in gegevens-bron’ en ‘Rekening’ gelijk aan elkaar zijn:

In de balans ziet dat er vervolgens zo uit:

2. Rapporteren naar een (gestandaardiseerd) rekeningschema

Hebben de lokale controllers geen toegang tot Lucanet of hebben ze voldoende aan rapporteren middels het RGS of ander centraal grootboekrekeningschema? Dan kan je tijdens de import de keuze maken de bronrekening toe te kennen aan een in Lucanet reeds bestaande rekening. Op deze wijze heb je een opgeruimde rapportage in Lucanet en geen ‘vervuiling’ doordat lokale grootboekrekeningen allemaal een plek moeten krijgen in je werkbladen. In de toekenningstabel is dat te zien, doordat er een uitroepteken staat voor elke regel waar bronrekening en doelrekening van elkaar afwijken:

3. Rapporteren met behoud van lokale rekening naar (gestandaardiseerd) RGS

Wil je de lokale rekening behouden, maar heb je óók behoefte aan rapporteren middels een centraal grootboekrekeningschema? Dan is er een hybride methode. Deze biedt de lokale controller herkenning in eigen grootboekrekeningen, maar biedt jou de mogelijkheid te rapporteren over gecentraliseerde grootboekrekeningnummers. Tijdens de import maak je de keuze om de lokale grootboekrekening toe te voegen. In de W&V en balans geef je de posities vervolgens de naam van je gecentraliseerde grootboekrekeningnummer. Op deze wijze behoud je én de lokale grootboekrekening én kan je de overkoepelende rapportage doen zoals gewenst:

4. Alternatieve manieren van weergave

Naast de keuze die je maakt bij de import, heb je altijd nog de mogelijkheid om te werken met alternatieve werkbladen. Deze gebruikt de rekeningen en cijfers vanuit de standaard W&V en balans werkbladen, maar groepeert de gegevens op een andere manier. Gebruik je de standaard werkbladen voor de centrale rapportage, dan kan je met een alternatief werkblad bijvoorbeeld rapporteren middels IFRS of juist Dutch GAAP, de jaarrekening-structuur of je favoriete management rapportage. Het mooie? Deze keuze kan je altijd achteraf maken. Ook nadat de cijfers wellicht al jaren in Lucanet staan:

Met deze vier mogelijkheden hebben we aangestipt welke opties er zijn als het gaat om rapporteren middels een brugstaat (of niet). Zoals je ziet sluit het één, het ander niet uit. Wél is het verstandig goed na te denken over welke keuze je hierin moet maken. Kies je namelijk voor te weinig detail tijdens de import, dan is die naderhand wellicht niet weer opnieuw te creëren.

Maak je de keuze goed onderbouwd, dan is het maken van een losse brugstaat voor je accountant of financiële collega verleden tijd!

Is jouw situatie nog net even anders of wil je graag verder sparren over de uitdagingen bij jouw rapportage? We denken graag met je mee! Neem vandaag nog contact met ons op en los je rapportageproblemen op!