Een Lucanet-database groeit mee met de organisatie. Je voegt nieuwe entiteiten toe, maakt extra rapportages aan en configureert additionele werkbladen. Hierdoor kan een inrichting die oorspronkelijk overzichtelijk was, na verloop van tijd minder transparant worden. De cijfers komen nog steeds uit Lucanet, maar het is niet altijd meer duidelijk waarom onderdelen op een bepaalde manier zijn ingericht. Belangrijker nog: past de inrichting nog steeds bij het huidige financiële proces?
Met een Lucanet database analyse brengt Arithma de bestaande inrichting systematisch in kaart. We beginnen bij het huidige gebruik en de toekomstige ambitie. Daarna beoordelen we de procesdocumentatie, de dimensionele inrichting, het gebruikers- en rechtenbeheer en de gereedheid voor het Lucanet CFO Solution Platform. De uitkomst is een concrete analyse met verbeterpunten waarmee de organisatie verder kan
Een database analyse begint niet met een technische checklist, maar met een aantal gerichte vragen. Waarvoor wordt Lucanet op dit moment gebruikt? Is dat uitsluitend voor de consolidatie, of ondersteunt de omgeving ook managementrapportage, budgettering en forecasting? En welke processen wil de organisatie in de toekomst vanuit Lucanet gaan ondersteunen?
We brengen daarbij minimaal het volgende in kaart:
Dit uitgangspunt bepaalt hoe we de rest van de omgeving beoordelen. Een onderdeel dat geen rol meer speelt, kan mogelijk worden opgeschoond. Een proces dat de organisatie juist wil toevoegen, kan aanvullende eisen stellen aan de inrichting, documentatie en beschikbare dimensies.
Vervolgens beoordelen we of de relevante processen zijn gedocumenteerd en of die documentatie zoveel mogelijk in de Lucanet-database zelf staat. Goede documentatie is om vier redenen belangrijk.
Een soepel afsluitproces. De terugkerende stappen voor de periodeafsluiting moeten duidelijk zijn. Hetzelfde geldt voor bijzondere werkzaamheden die alleen tijdens de jaarafsluiting plaatsvinden of één keer per jaar nodig zijn voor budgettering en forecasting. Juist deze minder frequente stappen worden gemakkelijk vergeten wanneer ze niet goed zijn vastgelegd.
Technische vastlegging. Ook gegevenstransformaties bij het ophalen van data uit een boekhoud- of ERP-systeem horen gedocumenteerd te zijn. Een belangrijk voorbeeld is de intercompany-identificatie. Worden partners herkend op basis van debiteuren en crediteuren? Worden daarvoor lijsten in Lucanet bijgehouden? Of gebruikt het ERP-systeem een classificatiecode? Deze werkwijze kan per bronsysteem en per entiteit verschillen en moet daarom vastgelegd worden.
Continuïteit van support. Een supportpartner kan sneller en beter helpen wanneer duidelijk is hoe processen, importinstellingen en uitzonderingen zijn ingericht. Dit is extra belangrijk wanneer meerdere consultants ondersteuning leveren en niet iedereen dezelfde klanthistorie kent. De supportpartner zal in betere ondersteuning kunnen bieden als de processen beschreven zijn.
Behoud van interne kennis. Bij personeelsverloop mag kennis over de afsluiting en inrichting niet met één medewerker verdwijnen. Procesdocumentatie helpt nieuwe medewerkers sneller op weg en vermindert de afhankelijkheid van mondelinge overdracht.
Door de procesdocumentatie samen door te nemen, worden vaak direct aandachtspunten zichtbaar. Denk aan ongedocumenteerde handmatige stappen, dubbele controles, onduidelijke verantwoordelijkheden of transformaties waarvan niet meer bekend is waarom ze ooit zijn toegevoegd.
Na de processen en documentatie gaan we door de inrichting en dimensionele structuur van Lucanet. We beoordelen niet alleen welke onderdelen bestaan, maar vooral waarvoor ze worden gebruikt, of het gebruik consistent is en of er vervuiling of overlap is ontstaan.
Werkbladen en controles. Welke werkbladen worden actief gebruikt? Zijn er alternatieve W&V overzichten ingericht en is een controle ingebouwd of deze altijd aansluit op de hoofdstructuur? Klopt het kasstroomoverzicht en wordt dit gevoed vanuit verloopstaten of juist zonder verloopstaten? Ook beoordelen we welke werkbladen niet meer worden gebruikt en, nadat afhankelijkheden zijn gecontroleerd, kunnen worden opgeschoond of verwijderd.
Organisatie-elementen. We bekijken hoe entiteiten, consolidatiekringen, kostenplaatsen en andere organisatie-elementen zijn gestructureerd. Zijn er dubbele of verouderde elementen? Staan er structuren in de database die niet meer actief worden gebruikt? En is voor gebruikers duidelijk welke structuur voor welk rapportagedoel bedoeld is?
Waarderingsdimensies en groepen. We analyseren welke waarderingsdimensies aanwezig zijn, waarvoor ze worden gebruikt en hoe ze in groepen zijn samengebracht. Als meerdere waarderingsdimensies hetzelfde type handmatige boekingen bevatten, onderzoeken we of samenvoegen de inrichting eenvoudiger en beter beheersbaar kan maken.
Gegevensdimensies, partners en verloopstaten. Tot slot beoordelen we welke gegevensdimensies beschikbaar zijn en of ze consequent worden gevuld. Daarbij kijken we specifiek naar de partnerdimensie, het gebruik van mutatietypes en de inrichting van verloopstaten. Dit is onder meer relevant voor intercompany-analyses, balansmutaties en de kasstroomrapportage.
Daarna beoordelen we het gebruikers- en rechtenbeheer. Wie heeft toegang tot de omgeving en welke gebruikers maken daadwerkelijk gebruik van een licentie? Zijn oude accounts gedeactiveerd en zijn technische gebruikers voor koppelingen duidelijk herkenbaar?
We kijken ook of rechten zoveel mogelijk via gebruikersgroepen worden toegewezen. Groepsrechten zijn doorgaans beter beheersbaar dan een groot aantal individuele uitzonderingen. De analyse laat zien waar rollen logisch zijn ingericht en waar toegang, licentiegebruik of uitzonderingen kunnen worden opgeschoond.
Tot slot inventariseren we welke functionaliteiten in de bestaande omgeving worden gebruikt en wat daarvan de actuele status is op het Lucanet CFO Solution Platform. Lucanet onderscheidt functionaliteit die al beschikbaar is, nog niet beschikbaar is, naar een andere oplossing wordt verplaatst of niet naar het Platform wordt overgebracht.
Daarom toetsen we de inrichting van de klant aan de actuele productdocumentatie. Voor relevante onderdelen bepalen we of ze ongewijzigd kunnen worden gemigreerd, anders moeten worden ingericht, door een andere oplossing worden ondersteund of op een later moment moeten worden overgezet. Zo worden aandachtspunten zichtbaar voordat ze tijdens een migratie voor verrassingen zorgen.
Na de scan verwerkt Arithma de bevindingen in een analyse met concrete verbeterpunten. Daarin beschrijven we niet alleen wat beter kan, maar ook welke onderdelen goed zijn ingericht en behouden moeten blijven. De evaluatie bevat doorgaans:
De klant kan op basis van deze analyse zelf met de verbeterpunten aan de slag of Arithma vragen om bij de uitvoering te ondersteunen. Niet ieder aangetroffen verschil hoeft direct te worden aangepast. Het doel is dat bewuste keuzes worden gemaakt en dat de database aansluit op zowel het huidige proces als de toekomstige ambities.
Een Lucanet-databaseanalyse geeft inzicht voordat je gaat herinrichten, uitbreiden of migreren. Arithma beoordeelt de processen en de inrichting in samenhang en vertaalt de bevindingen naar praktische verbeterpunten. Zo ontstaat een beheersbare omgeving die beter te ondersteunen is en klaar is voor de volgende stap.
Is je Lucanet database niet meer beheersbaar? Of hebben je voorgangers het je nodeloos ingewikkeld gemaakt? Neem gerust contact op met één van onze specialisten bij Arithma Consulting — we helpen je graag verder!
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens verwerken, zoals surfgedrag of unieke ID’s op deze website. Wanneer je geen toestemming geeft of je toestemming intrekt, kan dit invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden van de website.