Voor sommige bedrijven is het een ‘noodzakelijk kwaad’; ze moeten het nu eenmaal één keer per jaar doen, simpelweg omdat de accountant dat eist. Andere bedrijven consolideren omdat ze maandelijks op die cijfers willen of moeten sturen. Ze moeten bijvoorbeeld aan de bank rapporteren, of omdat ze bezig zijn met overnames en willen weten wat hun financieringsruimte is. Na een overname willen ze continu in de gaten houden hoe hun nieuwe overname het doet en welk effect de overname heeft op de cijfers van de groep als geheel.
Consolidatie kan dus behoorlijk wat complexer zijn dan simpelweg optellen. Naast overnames kun je te maken hebben met vreemde valuta, normalisaties, minderheidsbelangen, verschillende rekeningschema’s en bronsystemen, verschillende consolidatiekringen, en nog veel meer. En bovendien: je wilt consolideren omdat je informatie wilt delen. Consolidatie is vaak ook een cruciaal onderdeel van de management informatie die wordt aangeboden. Waar moet je dan op letten bij het optimaliseren van je consolidatie proces?
Wat je vooraf ook heel goed moet bepalen is: wat wil ik nu precies kunnen zien? Welk detailniveau heb ik nodig? Praat je alleen maar over een W&V, of ook een balans, een kasstroomoverzicht (inclusief of exclusief verloopstaten, en wat zijn hier de consequenties van)? En als je naar je W&V kijkt, wil je dan ook naar kostenplaatsen kunnen kijken, naar grootboekrekeningen, of zelfs doorklikken naar transactieniveau? Het is vaak wel aan te raden om zo diep mogelijk in te prikken op je brongegevens omdat dit helpt met je cijferanalyse, en de vervolgstappen in je consolidatie.
Daarnaast moeten veel organisaties er tegenwoordig over nadenken hoe ze om willen gaan met overnames. Je hebt dan namelijk vaak te maken met de situatie dat je juridisch de nieuw overgenomen entiteit(en) moet meenemen vanaf het moment van overname, maar dat andere stakeholders (zoals een bank) juist weer een like-for-like rapportage wilt hebben voor de afgelopen twaalf maanden.
De volgende belangrijke vraag is of je centraal of decentraal wilt consolideren. Je doet een consolidatie centraal wanneer je de afdeling control hebt gecentraliseerd, je één ERP gebruikt en dus ook makkelijk zaken zoals de IC afstemming kunt doen. Immers: als je verschil hebt kun je een pennetje naar de collega gooien met wie je het verschil moet afstemmen.
Maar stel, je zit in Azië en het gaat om een factuur in Amerika. Dan wordt het wel erg lastig om die pen naar iemand te gooien! Dan kun je je collega natuurlijk proberen te bellen, maar die krijg je door het tijdsverschil steeds net niet te pakken. Dus dan ben je weer afhankelijk van de e-mails over en weer. Niet efficiënt dus. In dit geval is het dus heel belangrijk dat je decentrale intercompany afstemming goed wordt ondersteund door een tool.
Met de huidige ERP systemen die beschikbaar zijn is het vaak makkelijk om rechtstreeks in te prikken op je ERP om data binnen te halen. Voordeel hiervan is dat je dit vaak op transactieniveau kunt doen. Dan kun je meteen de IC verhoudingen bepalen op basis van debiteur/crediteur informatie. Hiervoor is het wel weer belangrijk dat je voor intercompany zaken facturen verstuurd, en je niet alles memoriaal oplost.
Indien je niet kan inprikken op de bron, dan zul je vaak een saldibalans moeten opvragen bij de dochterondernemingen. Omdat je dan het transactieniveau mist heb je dan wel weer een uitsplitsing nodig van je IC verhoudingen. Immers, je wilt wel weten met wie je een IC verhouding hebt om een goede consolidatie te kunnen doen.
Voor sommige zaken zul je met een reporting pack moeten werken. Verloopstaten zijn vaak lastig op te halen uit een ERP systeem, en vaak zijn zaken als FTE en specifieke jaareinde disclosures ook makkelijker uit te vragen via een reporting pack dan allerlei systemen aan elkaar te knopen.
Het is ook handig om meteen te definiëren waar je op wilt valideren. Je eerste instinct is misschien meteen overal validatieregels op los te laten. Dit klinkt leuk, maar voor de mensen die het moeten uitvoeren is het af en toe best een dingetje om een IC verschil van EUR 5 te moeten verklaren. Bovendien vertraagt het je consolidatieproces. Aan te raden is vaak om de validatie regels eerst high- level op te zetten, om ze vervolgens steeds gedetailleerder te maken. Je hebt dan uiteraard wel een tool nodig waar je makkelijk de validatieregels in kunt aanpassen.
Flexibiliteit is daarom dan ook erg belangrijk. Iedere controller heeft een tool nodig die een verlengstuk is van zijn kennis en kunde, zonder dat je met handen en voeten gebonden bent aan een consultant. Dat kun je je gewoon niet meer permitteren in deze dynamische wereld waarin je snel moet kunnen schakelen. Je wilt dus een tool waarbij je leert zelf aan de knoppen te zitten.
Of om met Confucius te spreken: “Geef een man een vis en hij zal een dag eten hebben. Leer hem te vissen en hij is zijn hele leven zelfvoorzienend.”
Meer weten?
Wil je meer weten over het optimaliseren van jouw consolidatieproces. Neem dan contact op met ons op.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens verwerken, zoals surfgedrag of unieke ID’s op deze website. Wanneer je geen toestemming geeft of je toestemming intrekt, kan dit invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden van de website.